Moderne Hochschulen benötigen flexible, sichere und effiziente Verwaltungsprozesse.PDV.blue liefert ein starke Infrastruktur, um den gesamten studentischen Lebenszyklus sowie administrative Prozesse an Hochschulen rechtssicher und medienbruchfrei abzubilden.
Smarte Campus-Strukturen.
Nahtlose Anbindung an die bestehende IT-Infrastruktur
Von der Immatrikulation bis zum Alumni-Management
Wie smarte Campus-Strukturen den akademischen Alltag entlasten
Praxisbeispiele
Ablösung dezentraler Papierarchive
Ausgangslage und Potenzial
Studierendendaten entstehen an vielen Stellen – von der Online-Bewerbung über das Prüfungsamt bis hin zur Alumni-Betreuung. Dezentrale Ablagen führen zu Suchzeiten und Redundanzen.
PDV.blue-Lösung
Durch die Integration von CC ECM in das bestehende Campus-Management-System (CMS) werden alle Dokumente automatisch der korrekten digitalen Studierendenakte zugeordnet.
Ergebnis
Verwaltungsmitarbeiter greifen standortunabhängig auf die vollständige Historie zu. Rechtliche Aufbewahrungsfristen für Prüfungsunterlagen werden systemseitig überwacht, was die Rechtssicherheit bei Widerspruchsverfahren erhöht.
Transparente Dokumentation komplexer Forschungsprojekte
Ausgangslage und Potential
Die Verwaltung von Drittmitteln erfordert eine lückenlose Dokumentation gegenüber Fördermittelgebern. Oft sind Personalverträge, Beschaffungsbelege und Projektberichte in unterschiedlichen Abteilungen verstreut.
PDV.blue-Lösung
Eine zentrale Drittmittel-Projektakte bündelt alle kaufmännischen und wissenschaftlichen Belege. In Kombination mit digitalen Workflow-Lösungen werden Freigabeprozesse für Projektgelder beschleunigt.
Ergebnis
Die Hochschule erfüllt die strengen Nachweispflichten von EU, Bund oder Stiftungen auf Knopfdruck. Die Revisionssicherheit reduziert das Risiko von Rückforderungen erheblich.
Effiziente Vorbereitung von Senats- und Fakultätsratssitzungen
Ausgangslage und Potential
Die akademische Selbstverwaltung produziert enorme Papiermengen. Die Verteilung vertraulicher Unterlagen an wechselnde Gremienmitglieder ist logistisch aufwendig und fehleranfällig.
PDV.blue-Lösung
Mit einem RIS wird der gesamte Prozess digitalisiert. Von der Erstellung der Tagesordnung über die Bereitstellung verschlüsselter Unterlagen bis hin zur rechtssicheren Protokollierung von Beschlüssen.
Ergebnis
Gremienmitglieder arbeiten mobil und sicher mit aktuellen Dokumenten. Die Geschäftsstelle spart Zeit bei der Nachbereitung, während die Transparenz innerhalb der Hochschule durch ein digitales Sitzungsarchiv gesteigert wird.
Vorteile für Hochschulen
- Praxisnahe Fachverwaltung: Auch komplexe Prozesse wie Drittmittelverwaltung oder Senatssitzungen werden zuverlässig und praxisnah abgebildet.
- Systemoffen und kompatibel: Lässt sich nahtlos an SAP, HISinOne und weitere Campus-Systeme anschließen und fügt sich problemlos in bestehende IT-Landschaften ein.
- Zentraler Datenzugriff: Studierendenakten und Verwaltungsdokumente stehen standortübergreifend zur Verfügung; Berechtigungskonzepte sorgen für Transparenz und einen reibungslosen Informationsfluss zwischen Verwaltung, Fakultäten und Prüfungsämtern.
- Routine automatisieren: Erfassung, Klassifizierung und Datenübernahme laufen automatisch – so bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.
- Revisionssicher und datenschutzkonform: Archivierung, Löschfristen und Beweiswerterhaltung entsprechen höchsten Standards (DSGVO, GoBD, TR RESISCAN).
- Flexibel und skalierbar: Das System wächst mit den Anforderungen der Hochschule; wahlweise On-Premise oder in einer souveränen Cloud-Lösung.